Vereniging-raadsreglement Vereniging Ons Recht 2020

Dit Vereniging-raadsreglement is vastgesteld in de buitengewone

Vereniging-raadsvergadering van donderdag 10 April 2020.

Inhoudsopgave

Hoofdstuk 1 Algemene bepaling 5

Hoofdstuk 2 Vereniging-raadscommissie 6

Hoofdstuk 3 Vereniging-raadsvergaderingen 12

Hoofdstuk 4 Verkiezingen Vereniging-raadsleden 19

Hoofdstuk 5 Andere bijeenkomsten 20

Hoofdstuk 6 Kostenvergoedingen 22

Bijlage I Vertrouwenspersoon 25

Bijlage 2 Selectiecriteria verkiezingen nieuwe Vereniging-raadsleden 28

Hoofdstuk 1 Algemene bepaling

Algemeen

Artikel 1

Alle vergaderingen live of via Teams worden op teams via video en geluid geregistreerd. Ook bij live vergaderingen zal deze in registratie van teams plaatsvinden. Het is daar door zaak dat iedere deelnemer een laptop met de juiste geconfigureerde software heeft.Dit Vereniging-raadsreglement is opgesteld op grond van artikel 36 van de statuten van de stichting recht met Vereniging Ons Recht (verder te noemen: de Vereniging Ons Recht), vastgesteld door de Raad van Toezicht op 5 juni 2020 en in werking getreden per die datum.

Hoofdstuk 2

Vereniging-raadscommissie

Samenstelling

Artikel 2

De Vereniging-raadscommissie bestaat uit een door de Raad van Toezicht vast te stellen aantal van ten minste vier en ten hoogste zeven Vereniging-raadsleden, te weten:

– een voorzitter die tevens (in hoedanigheid van) voorzitter van de Raad van Toezicht is;

– een secretaris die tevens (in hoedanigheid van) secretaris van de Raad van Toezicht is, en

– twee Vereniging-raadsleden.

Indien het aantal leden van de Vereniging-raadscommissie beneden het vastgestelde aantal leden daalt, blijft de Vereniging-raadscommissie niettemin bevoegd.

Statutaire taken en bevoegdheden

Artikel 3

De Vereniging-raadscommissie heeft de volgende taken en bevoegdheden:

– het voorbereiden en organiseren van de Vereniging-raadsverkiezingen (artikel 11.1 van de statuten);

– het bijeenroepen van de Vereniging-raadsvergaderingen (artikel 14.1 en 14.4 van de statuten) en de voorbereidende vergaderingen (niet expliciet in de statuten opgenomen maar beleidsvoorbereidend voor de Vereniging-raadsvergaderingen);

– het, in overleg met de Raad van Toezicht en de Directie, opstellen van de agenda en het voorbereiden van de Vereniging-raadsvergaderingen (artikel 15.1 en

15.2 van de statuten) en de voorbereidende vergaderingen van Vereniging-raadsleden;

– het voorzien in het voorzitterschap van de Vereniging-raadsvergaderingen (artikel 16.1 van de statuten);

– het tijdig toezenden van de kandidatenlijst voor de verkiezingen van de leden van de Raad van Toezicht (artikel 23.4 van de statuten);

– het op aanwijzing van de Verenigingsraad instellen van commissies (artikel 4 onder
i van de statuten) en het doen van voordrachten binnen de Vereniging Ons Recht;
– gevraagd en ongevraagd advies uitbrengen aan de Verenigingsraad over alle aangelegenheden op het gebied van de organisatie van de Verenigingsraad en, voor zover geen voorbereidende vergaderingen hebben plaatsgevonden, ook op inhoudelijk werkterrein, en
– het vertegenwoordigen van de Verenigingsraad in gesprekken met de Directie en de Raad van Toezicht (artikel 4 onder d van de statuten).

Overige taken

Artikel 4

Daarnaast heeft de Vereniging-raadscommissie de volgende taken:

– het periodiek stellen van doelen, het monitoren van de realisatie daarvan en

het doen van voorstellen tot bijsturing van het functioneren van de Verenigingsraad;

– het op basis van de uitkomsten van de voorbereidende vergaderingen

opstellen van een gezamenlijk advies aan de Verenigingsraad, waarin ook eventuele

minderheidsstandpunten gemeld zullen worden;

– het voorbereiden van het verkiezen door de Verenigingsraad van twee leden uit de

Verenigingsraad die als stemhebbend lid in de verkiezingscommissie voor de Raad

van Toezicht plaatsnemen als bedoeld in artikel 23.3 van de statuten, en

– het voordragen van een vertrouwenspersoon aan de Verenigingsraad, zoals

uitgewerkt in artikel 14 van dit reglement.

Financiën

Artikel 5

De Vereniging-raadscommissie kan noch zelf, noch namens de Vereniging Ons Recht financiële verplichtingen aangaan, behoudens het hierna bepaalde. Voor vergaderingen van de Vereniging-raadscommissie wordt voor rekening van de Vereniging Ons Recht vergaderruimte gehuurd. Voor het doen van overige noodzakelijke uitgaven tot driehonderd euro (€ 300,00) per transactie is de Vereniging-raadscommissie, ter beoordeling van de voorzitter Stichting Recht, zelfstandig bevoegd;

Voor het doen van hogere uitgaven of uitgaven die voortdurend terugkeren, is toestemming van de Directie c.q. Raad van Toezicht een door deze aangewezen budgetbeheerder van de Vereniging Ons Recht vereist. De gemaakte kosten bedoeld in dit artikel worden op de daartoe door het bureau van de Stichting Recht verstrekte formulieren gedeclareerd.

Benoeming en zittingsduur

Artikel 6

6.1 De leden van de Vereniging-raadscommissie als bedoeld in artikel 2 worden benoemd voor de tijdsduur van twee jaar. Het lidmaatschap van de Vereniging-raadscommissie gaat in bij het sluiten van de vergadering waarin de benoeming heeft plaatsgevonden.
6.2 De leden van de Vereniging-raadscommissie kunnen tweemaal herkozen worden voor een termijn van twee jaar, waarmee de maximale zittingsduur zes jaar is. De Vereniging-raadscommissie stelt een rooster van aftreden op om de continuïteit te waarborgen en aftreden van te veel Vereniging-raadscommissieleden tegelijk te voorkomen.
6.3 De voorzitter en secretaris van de Verenigingsraadcommissie worden direct in functie gekozen door de Raad van Toezicht uit de leden van Raad van toezicht.
6.4 De Verenigingsraadcommissie wordt ondersteund door een – door de Directie aan te wijzen – medewerker van het bureau van de Stichting Recht (Verenigingszaken).

 Kandidaatstelling

Artikel 7

Uiterlijk twee maanden vóór de Vereniging-raadsvergadering waarin de benoeming van de leden van de Vereniging-raadscommissie en/of mogelijkerwijs voorzitter en/of secretaris zal plaatsvinden, worden de Vereniging-raadsleden in de gelegenheid gesteld zich daarvoor kandidaat te stellen. De Vereniging-raadscommissie richt hiertoe een oproep aan de Vereniging-raadsleden. De kandidaten dienen zich uiterlijk één maand vóór de Vereniging-raadsvergadering schriftelijk aan te melden bij de Vereniging-raadscommissie secretaris en nemen hierbij de door de Verenigingsraad vastgestelde profielschets(en) in acht.

Voordracht

Artikel 8

Op grond van de aanmeldingen stelt de Vereniging-raadscommissie een voordracht op, waarbij alle aanmeldingen worden voorgedragen, rekening houdend met de continuïteit binnen de Vereniging-raadscommissie. De Vereniging-raadscommissie doet hierbij geen enkele aanbeveling of voorselectie. De Vereniging-raadscommissie streeft ernaar meerdere kandidaten voor te dragen voor de functies van voorzitter en secretaris van de Vereniging-raadscommissie, tevens voorzitter respectievelijk secretaris van de Raad van Toezicht in commissie met gestelde termijn van 5 jaar na opstart te vervangen. De Vereniging-raadscommissie stuurt deze voordracht uiterlijk veertien dagen voor de Vereniging-raadsvergadering waarin de benoeming plaatsvindt, aan de Vereniging-raadsleden toe.

Stemming

Artikel 9

9.1 De verkiezing van de voorzitter, secretaris en leden van de

Vereniging-raadscommissie vindt schriftelijk plaats door middel van gesloten stemformulieren in de Vereniging-raadsvergadering. Daartoe kruist elk aanwezig Vereniging-raadslid op het uitgereikte stemformulier met de kandidaten zoveel kandidaten aan als er vacatures zijn. De kandidaten met de meeste stemmen worden als lid van de Vereniging-raadscommissie door de Verenigingsraad benoemd. Indien op meer kandidaten een gelijk aantal stemmen is uitgebracht, maar het aantal te vervullen vacatures kleiner is, vindt een herstemming tussen deze kandidaten plaats.
9.2 In tussentijdse vacatures van de leden van de Vereniging-raadscommissie wordt voorzien met inachtneming van de termijnen en procedures genoemd in artikel 7 en artikel 8 van dit reglement. De voorgedragen kandidaten worden in de eerstvolgende Vereniging- raadsvergadering door de Verenigingsraad gekozen en benoemd.

Aftreden voorzitter, secretaris en leden Vereniging-raadscommissie

Artikel 10

10.1 Na het verstrijken van de termijnen zoals genoemd in artikel 6 van dit reglement treden de voorzitter, de secretaris 5 jaar na de start en de leden automatisch af per het einde van de eerstvolgende Verenigingsraadvergadering na het verstrijken van hun termijn, behoudens herbenoeming.
10.2 Indien de Verenigingsraad van mening is dat een van de leden van de Vereniging- raadscommissie niet naar behoren functioneert, kan de Verenigingsraad tot schorsing of ontslag overgaan. De procedure die in dat geval gevolgd wordt, is analoog aan de procedure in artikel 24 van de statuten.

Taken voorzitter en secretaris Vereniging-raadscommissie

Artikel 11

De voorzitter:

– is verantwoordelijk voor het in acht nemen en naleven van de statuten en het reglement door de deelnemers aan de vergaderingen;
– leidt de vergaderingen, zorgt dat deze op de vastgestelde tijden aanvangt, regelt en handhaaft de orde bij de beraadslagingen;
– bevordert de voortgang van de vergaderingen onder meer door de vraagpunten aan te geven waarover beslist moet worden, door discussies samen te vatten en door het formuleren van de te nemen besluiten, en
– bij staken van de stemmen heeft de voorzitter een doorslaggevende stem.

De secretaris stelt in overleg met de voorzitter de conceptagenda voor de vergaderingen op en is belast met:
– het bijeenroepen van de vergaderingen;
– de verslaglegging van de vergaderingen;
– het bijhouden van de presentielijst;
– het reserveren van vergaderruimte;
– het bijhouden van het archief, en
– het verzorgen – in overleg met de voorzitter – van de eindredactie van de adviezen en andere documenten van de Vereniging-raadscommissie. Bij belet of ontstentenis van de voorzitter wordt deze waargenomen door de secretaris en wijst de Vereniging-raadscommissie uit haar midden een waarnemend secretaris aan. Bij belet of ontstentenis van de secretaris wijst de Vereniging-raadscommissie uit haar midden een waarnemend secretaris aan.

Stemmingen Vereniging-raadscommissie

Artikel 12

Indien er binnen de Vereniging-raadscommissie geen eenstemmigheid is over een uit te brengen advies, wordt besloten bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen. In het advies wordt opgenomen of er sprake is van een minderheidsstandpunt. Zodra een advies definitief is vastgesteld, zorgt de secretaris voor toezending van het advies aan de Directie, de Raad van Toezicht en de Verenigingsraad.

Directie en Raad van Toezicht in vergaderingen van de Vereniging-raadscommissie

Artikel 13

Een afvaardiging van de Directie en een afvaardiging van de Raad van Toezicht kunnen de vergaderingen van de Verenigings-raadcommissie bijwonen en hebben daarin elk een stem.

Vertrouwenspersoon

Artikel 14

Directie en Raad van Toezicht in vergaderingen van de Vereniging-raadscommissie

Vertrouwenspersoon

De Verenigings-raadcommissie draagt zorg voor het voorbereiden van de voordracht en verkiezing van ten minste één lid van de Verenigingsraad als vertrouwenspersoon. De verkiezing en benoeming vindt plaats in de Verenigingsraadvergadering. De vertrouwenspersoon wordt jaarlijks (her)benoemd door de Verenigingsraad gedurende een eerste periode van vier (4) jaar, met mogelijke herbenoeming daarna voor nogmaals vier (4) jaar. De vertrouwenspersoon legt jaarlijks schriftelijk, al dan niet met een mondelinge toelichting, verantwoording af aan de Verenigingsraad over de besteding van het budget en het aantal gevoerde gesprekken. Indien er geen gebruik gemaakt is van consultatie van de vertrouwenspersoon kan worden volstaan met een mondelinge mededeling. De vertrouwenspersoon bekleedt binnen de Verenigingsraad geen andere (langdurende) functie en heeft een onafhankelijke zelfstandige positie. De functie-eisen, taakomschrijving, bevoegdheden en gedragscode voor de vertrouwenspersoon zijn als bijlage bij dit reglement opgenomen.

Andere commissies

Artikel 15

15.1 De Verenigingsraad kan uit zijn midden, al dan niet op voorstel van de Vereniging- raadscommissie, andere commissies dan de Vereniging-raadscommissie instellen die bepaalde taken toebedeeld krijgen.
15.2 Bij het instellen van een commissie neemt de Verenigingsraad of de Vereniging raadscommissie in acht dat:
– leden van de Vereniging-raadscommissie geen zitting nemen in een commissie om mogelijke belangenverstrengeling te voorkomen;
– een lid van de Verenigingsraad bij voorkeur geen deel uitmaakt van meerdere commissies tegelijkertijd;
– voor elke commissie een oproep aan de Vereniging-raadsleden wordt gedaan om zich kandidaat te stellen bij geen gegadigde zal de commissie gegadigde van buiten aantrekken;
– in de aanmelding voor een commissie de motivatie van de kandidaat dient te zijn vermeld;
– de Vereniging-raadscommissie alle kandidaten ter verkiezing en benoeming voorlegt aan de Verenigingsraad.

Hoofdstuk 3 Vereniging-raadsvergaderingen Vergaderfrequentie

Artikel 16

De Verenigingsraad komt ingevolge artikel 14.1 van de statuten ten minste tweemaal per jaar bijeen in een plenaire Vereniging-raadsvergadering:
a. voor één juli (de voorjaarsvergadering) en
b. tussen één oktober en één december (de najaarsvergadering).
Elke plenaire Vereniging-raadsvergadering wordt voorafgegaan door beleidsvoorbereidende vergaderingen verspreid over het land (de voorbereidende vergaderingen).

Bijeenroeping

Artikel 17

De voorzitter en secretaris van de Vereniging-raadscommissie stellen in samenspraak met de Directie en, indien nodig, de Raad van Toezicht, de agenda op conform artikel 14.2 en 14.3 van de statuten. Het streven is dat de Vereniging-raadscommissie tegelijk met de agenda aan de

Vereniging-raadsleden toezendt:
– een toelichting op de onderscheiden agendapunten en – als het agendapunt niet een voorstel van de Raad van Toezicht of de Directie betreft – een advies van de Vereniging- raadscommissie over de wijze van behandeling en een inhoudelijk advies over de door de Verenigingsraad te nemen besluiten (dit advies is opgesteld aan de hand van de adviezen uit de voorbereidende vergaderingen conform het gestelde in artikel 4 tweede deelstreepje);
– stukken door anderen dan de Raad van Toezicht of de Directie aan de Verenigingsraad gericht, met een voorstel tot afdoening daarvan.

Bijeenroeping buitengewone vergadering

Artikel 18

De Directie zal een buitengewone vergadering bijeenroepen indien ten minste een tiende gedeelte van de Vereniging-raadsleden, onder opgave van de te bespreken onderwerpen, daartoe een verzoek indient bij de Directie, onverminderd het bepaalde in artikel 14.4 van de statuten.

Presentielijst en stemkaart

Artikel 19

Na het tekenen van de alfabetisch ingerichte en genummerde presentielijst ontvangt een Vereniging-raadslid een stemkaart, die bij het voortijdig verlaten of na het beëindigen van de vergadering wordt ingeleverd. Een Vereniging-raadslid dat de vergadering voortijdig verlaat, doet daarvan mededeling aan de secretaris van de vergadering en neemt geen deel aan stemmingen daarna.

Taken en bevoegdheden voorzitter Vereniging-raadsvergaderingen

Artikel 20

De voorzitter van de Vereniging-raadsvergadering:

– is verantwoordelijk voor het in acht nemen en naleven van de statuten en het reglement door de deelnemers aan de vergadering;
– leidt de vergadering, zorgt dat deze op de vastgestelde tijden aanvangt en regelt en handhaaft de orde bij de beraadslagingen;
– verleent het woord, regelt het gebruik van de microfoon, bevordert dat een spreker ongestoord het woord kan voeren, kan korte zakelijke interrupties toestaan, roept een spreker tot de orde die naar zijn oordeel van het onderwerp afwijkt of die beledigende of onvoegzame uitdrukkingen gebruikt, en kan deze het woord ontnemen;
– kan een deelnemer aan de vergadering die zich bij herhaling schuldig maakt aan wangedrag, het recht van verdere deelneming aan de vergadering ontzeggen, en kan overige aanwezigen die zich naar zijn oordeel hinderlijk gedragen en zich niet voegen naar zijn aanwijzingen, opdragen terstond de vergaderruimte te verlaten;
– doet desgewenst voorstellen voor beperking van de spreektijd of van het aantal termijnen waarin het woord zal worden gevoerd, tot schorsing van de vergadering of tot sluiting van de beraadslagingen;
– bevordert de voortgang van de vergaderingen onder meer door de vraagpunten aan te geven waarover beslist moet worden, door discussies samen te vatten en door het formuleren van de te nemen besluiten, en
– maakt de uitslagen van de stemmingen bekend.

Taken secretaris Vereniging-raadsvergaderingen

Artikel 21

De secretaris van de Vereniging-raadsvergadering is verantwoordelijk voor:

– het opstellen van de ontwerp-besluitenlijst en de ontwerp-notulen, bedoeld in artikel 19 van de statuten;
– het zorgdragen dat bovengenoemde ontwerp-besluitenlijst en ontwerpnotulen uiterlijk drie weken na de vergadering ter beschikking van de deelnemers worden gesteld;
– het laten tekenen en het bijhouden van de presentielijst, bedoeld in artikel 19 van dit reglement, en het uitgeven en in ontvangst nemen van de stemkaarten en stembiljetten, en
– de leiding van het stembureau.

Stembureau

Artikel 22

Het stembureau bestaat naast de secretaris van de vergadering uit ten minste één Vereniging-raadslid. Het is belast met het toezicht op de gang van zaken bij de stemmingen, het tellen van de stemmen en het vaststellen van de uitslag kan ook digitaal op de poll gedaan worden. Het stembureau wordt ter vergadering benoemd uit de leden die zich beschikbaar stellen. Het bureau van de Vereniging Ons Recht (Verenigingszaken) voorziet in een medewerker ter ondersteuning. Een Vereniging-raadslid dat zich in een stemming over personen kandidaat heeft gesteld, kan geen deel uitmaken van het stembureau.

Minimaal aantal aanwezigen dat vereist is om de vergadering te kunnen openen.

Artikel 23

Na de opening van een vergadering waarvoor een voorstel tot wijziging van de statuten of ontbinding van de Vereniging Ons Recht is geagendeerd, gaat de voorzitter na of twee derde van de Vereniging-raadsleden aanwezig is. Is dat niet het geval, dan kan hij de vergadering schorsen. Daarna verzoekt de voorzitter de Directie opnieuw de Verenigingsraad bijeen te roepen conform artikel 37.4 van de statuten. Indien op die vergadering het minimaal vereiste aantal niet wordt gehaald, kan de voorzitter de vergadering voor ten hoogste één uur schorsen. Daarna laat hij de vergadering opnieuw aanvangen, Te bezien of de laatkomers alsnog het vereiste aantal kunnen bewerkstelligen, zo niet word de vergadering afgelast.

Voorzitterschap buitengewone vergadering.

Artikel 24

Als de Directie een buitengewone vergadering heeft bijeengeroepen op verzoek van ten minste een tiende gedeelte van de Vereniging-raadsleden als bedoeld in artikel 14.4 van de statuten, dan vraagt de voorzitter van de Verenigingsraad onmiddellijk na opening van de vergadering de aanwezige leden zich uit te spreken over de vraag wie de vergadering zal voorzitten. In het geval de vergadering besluit dat dit door één van de andere aanwezigen dient te geschieden, draagt de voorzitter terstond nadien de leiding van de vergadering over aan degene die daarvoor aangewezen is. De vergadering kan bepalen dat deze aanwijzing slechts betrekking heeft op de behandeling van één punt of een deel van de punten van de agenda; in dat geval draagt de voorzitter de leiding over als dat punt of die punten aan de orde zijn. In het geval de leiding van de vergadering aan één van de andere aanwezigen wordt overgedragen, beslist de vergadering onmiddellijk nadien over de vraag wie als secretaris van de vergadering zal optreden.
24:1 Het vervangen van de voorzitter kan echter allen door;
– de vise-voorzitter;

– een daar toe gekwalificeerd persoon op de kennis van statuten en
– deze certificering van kwalificatie van Raad van Toezicht kan overleggen.

Voorzitterschap en secretariaat buitengewone vergadering zonder Directie-bemoeienis

Artikel 25

Het bepaalde in artikel 24 van dit reglement inzake het beslissen over het voorzitterschap en de vervulling van functie van secretaris is ook van toepassing als de Directie geen gevolg heeft gegeven aan een verzoek tot het beleggen van een buitengewone vergadering. De verzoekers bepalen dan vooraf wie van hen de vergadering zal openen en zal voorzitten bij het nemen van deze beslissing en wie tot de beslissing van de vergadering over de vervulling van de functie van
secretaris of voorzitter als zodanig zal optreden.

Stembureau buitengewone vergadering

Artikel 26

De benoeming van de leden van het stembureau als bedoeld in artikel 22 van dit reglement geschiedt in een buitengewone vergadering onmiddellijk nadat beslist is over de vervulling van de functie van voorzitter en secretaris van de vergadering. Als ingevolge artikel 24 of artikel 25 van dit reglement in een buitengewone vergadering de beslissing over de vervulling van het voorzitterschap en/of de functie van secretaris van de vergadering door stemming plaatsvindt, worden aan het begin van de vergadering door loting aan de hand van de presentielijst drie leden aangewezen die voor deze stemming(en) het stembureau vormen. De leden van het stembureau stellen zich geen kandidaat voor de functies waarover stemming plaatsvindt.

Vaststelling agenda en vergaderorde

Artikel 27

Nadat de gewone vergadering is geopend stelt de voorzitter het vaststellen van de agenda aan de orde. De vergadering kan bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen besluiten dat punten aan de agenda worden toegevoegd, of tijdens de eerstvolgende of een volgende vergadering worden behandeld. Over punten die tijdens een vergadering aan de agenda worden toegevoegd, is evenwel geen stemming mogelijk. Het bepaalde in dit artikel 27 is niet van toepassing op een buitengewone vergadering als bedoeld in artikel 14.4 van de statuten.

Toevoeging agendapunten (urgentie voorstel)

Artikel 28

Een voorstel tot toevoeging van een punt aan de agenda dat niet ten minste zeven dagen voor de vergadering (de dag van oproeping en de dag van vergadering niet meegerekend) bij de Vereniging-raadscommissie is ingediend en vervolgens op de agenda is geplaatst, kan slechts alsnog op de agenda worden geplaatst als een volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen zich daar vóór verklaart. Nadat beslist is over de voorstellen over het toevoegen of uitstellen van agendapunten, stelt de vergadering de volgorde van de agenda vast. Over punten die op grond van dit artikel 28 aan de agenda worden toegevoegd, is geen stemming mogelijk. Het bepaalde in dit artikel 28 is niet van toepassing op een buitengewone vergadering als bedoeld in artikel 14.4 van de statuten.

Rondvraag

Artikel 29

De agenda voor een gewone vergadering dient voldoende gelegenheid voor het houden van een rondvraag te bieden. Als zowel een morgen- als een middagzitting wordt gehouden, wordt voor sluiting van de ochtendzitting gelegenheid gegeven voor het stellen van vragen. Bij de beantwoording wordt voorrang gegeven aan de schriftelijk ingediende vragen; de indiening daarvan dient liefst zeven dagen tevoren maar uiterlijk voor het begin van de vergadering bij de voorzitter te geschieden. Behalve bovenvermelde rondvraag wordt een rondvraag als laatste punt voor de sluiting van de vergadering geagendeerd.

Beraadslagingen

Artikel 30

De beraadslaging over een agendapunt of een onderdeel daarvan vindt in de regel plaats in ten hoogste twee termijnen. Op voorstel van de voorzitter kan de vergadering een derde termijn toestaan; tevens kan de voorzitter de gelegenheid geven voor het afleggen van korte (stem)verklaringen na het sluiten van de beraadslaging. Een spreker voert in dezelfde termijn niet meer dan eenmaal het woord, tenzij de voorzitter met goedvinden van de vergadering anders bepaalt. Korte zakelijke interrupties kunnen door de voorzitter worden toegestaan.

Indienen voorstellen, amendementen en moties

Artikel 31

Leden kunnen een voorstel indienen met betrekking tot:

a. toevoeging van een agendapunt (artikel 15.3 van de statuten);
b. de orde van de beraadslagingen (voorstel van orde), en
c. het agendapunt dat in behandeling is (een dergelijk voorstel kan ook een amendement op een ander voorstel of een motie zijn). Een ingediend voorstel als bedoeld onder a wordt eerst in behandeling genomen nadat het bepaalde in artikel 15.3 van de statuten in acht is genomen. Een ingediend voorstel als bedoeld onder b of c wordt eerst in behandeling genomen nadat vaststaat dat het door ten minste vier andere leden wordt gesteund. De voorzitter kan bepalen dat pas tot bespreking van het voorstel wordt overgegaan nadat het schriftelijk is ingediend.

Voorstel van orde

Artikel 32

Een voorstel van orde wordt steeds bij voorrang behandeld. Een voorstel dat betrekking heeft op het agendapunt dat in behandeling is en dat voldoet aan het bepaalde in artikel 31 van dit reglement, is mede onderwerp van de beraadslaging, tenzij de vergadering op voorstel van de voorzitter beslist dat het voorstel, het amendement of de motie onvoldoende verband houdt met het betrokken agendapunt.

Besluitvorming

Artikel 33

Voordat tot stemming over een voorstel wordt overgegaan, wordt het door de voorzitter zo nauwkeurig mogelijk geformuleerd. Dit geldt ook voor amendementen en moties. Als met betrekking tot een onderwerp over meer dan één voorstel gestemd moet worden, brengt de voorzitter het meest verstrekkende voorstel steeds het eerst in stemming, en daarna de in strekking steeds minder ingrijpende voorstellen totdat een voorstel bij volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen is aangenomen.

Hoofdelijke stemming

Artikel 34

Bij een hoofdelijke stemming genoemd in artikel 17.5 en artikel 17.6 van de statuten leest de secretaris van de vergadering aan de hand van de presentielijst bedoeld in artikel 19 van dit reglement de namen van de aanwezige leden op. Een lid brengt zijn stem uit door op het horen van zijn naam te antwoorden met ‘voor’, ‘tegen’ of ‘onthouding’, zonder enige toevoeging. Door loting stelt de secretaris vast met welk nummer van de presentielijst wordt begonnen.

Meningspeiling via Vereniging-peiling.

Artikel 35

Om het draagvlak in de Verenigingsraad voor een nog in te brengen voorstel te peilen, kan door de Verenigingsraadcommissie een meningspeiling via Nieuwsbrief peiling plaatsvinden (de zgn. poll). Dit middel dient slechts om te onderzoeken hoe de Vereniging over bepaalde onderwerpen denkt en is geen vervanging van de beraadslaging en besluitvorming in de vergaderingen.

Wijziging van stem

Artikel 36

Wijziging van de uitgebrachte stem is niet mogelijk. Wel kan een lid terstond na afloop van een hoofdelijke mondelinge stemming om de aantekening in de notulen vragen, dat hij zich bij het uitbrengen van zijn stem heeft vergist; de uitslag van de stemming wordt daardoor niet gewijzigd.

Notulen niet-openbare vergadering

Artikel 37

De notulen van een niet-openbare vergadering bestaan in ieder geval uit de namen van degenen die bij de vergadering aanwezig waren en uit een lijst van genomen besluiten. Als over een besluit gestemd is, wordt daarbij vermeld hoeveel stemmen daarvoor en daartegen zijn uitgebracht, alsmede het aantal stemonthoudingen. De vergadering kan besluiten tot geheimhouding van het besprokene. Aan het eind van de vergadering leest de voorzitter de lijst van genomen besluiten voor. Vervolgens beslist de vergadering over de vaststelling van de tekst daarvan.

Hoofdstuk 4

Verkiezingen Vereniging-raadsleden

Verkiezingscommissie

Artikel 38

De Verenigingsraad stelt een Verkiezingscommissie in op voorstel van de Vereniging-raadscommissie. De leden van de Verkiezingscommissie worden door de Verenigingsraad benoemd op voorstel van de Vereniging-raadscommissie. De Verkiezingscommissie is belast met de uitvoering van de in artikel 11 van de statuten bedoelde verkiezingen voor nieuwe Vereniging-raadsleden, dan wel de herverkiezing van zittende Vereniging-raadsleden van wie de termijn verloopt. De Verkiezingscommissie is belast met het selecteren van de kandidaten conform het door de Verenigingsraad vastgestelde profiel voor kandidaat-Vereniging-raadsleden. De Directie draagt zorg voor ondersteuning van de Verkiezingscommissie door het bureau van de Vereniging Ons Recht.

Profiel kandidaten

Artikel 39

De lijst met selectiecriteria voor de kandidaten is opgenomen als bijlage bij dit reglement.

Kandidatenlijst

Artikel 40

De Verkiezingscommissie stelt op basis van het door de Verenigingsraad vastgestelde profiel een lijst van door de Vereniging-raadscommissie voor te dragen kandidaten samen. Indien naast door de Vereniging-raadscommissie voorgedragen kandidaat- Vereniging-raadsleden geen kandidaten zijn gesteld, zijn de eerstbedoelde kandidaten gekozen. Zijn er wel een of meer kandidaten gesteld, dan wordt door de gewone leden van de Vereniging Ons Recht (conform artikel 10.2 van de statuten) door stemming beslist wie tot lid van de Verenigingsraad is verkozen.

Bekendmaking uitslag

Artikel 41

De uitslag van de stemming wordt zo spoedig mogelijk ter kennis van de leden van de Vereniging Ons Recht gebracht. Degene die tot lid van de Verenigingsraad is gekozen ontvangt hiervan schriftelijk bericht.

Hoofdstuk 5

Andere bijeenkomsten

Voorbereidende vergadering

Artikel 42

42.1 De voorbereidende vergadering is de beleidsvoorbereidende vergadering voorafgaande aan de Vereniging-raadsvergadering ter ondersteuning van de statutair vastgelegde taken en bevoegdheden van de Verenigingsraad. Dit is geen vergadering in de zin van artikel 14 e.v. van de statuten en in deze vergadering is dan ook geen besluitvorming mogelijk. Tot de voorbereidende vergadering hebben alle leden van de Directie, alle leden van de Raad van Toezicht, alle leden van de Verenigingsraad alsmede ereleden toegang.
42.2 Voor de bijeenroeping van de voorbereidende vergadering is het bepaalde in artikel 15 van de statuten van overeenkomstige toepassing.
42.3 De voorbereidende vergadering wordt voorgezeten door een lid van de Vereniging- raadscommissie dat daartoe is aangewezen door de Vereniging-raadscommissie. Bij het ontbreken van een dergelijke aanwijzing of bij afwezigheid van dat lid, wijst de vergadering een aanwezig lid van de Verenigingsraad aan als voorzitter, welke voorzitter vervolgens een secretaris aanwijst.
42.4 Na afloop van de voorbereidende vergaderingen bundelt de Vereniging-raadscommissie de adviezen uit de voorbereidende vergaderingen conform het gestelde in artikel 4, tweede deelstreepje. De regels gesteld in hoofdstuk 3 van dit reglement zijn onverkort van overeenkomstige toepassing.

Taken secretaris voorbereidende vergadering

Artikel 43

In aanvulling op de taken opgesomd in artikel 21, zijn de secretarissen van de voorbereidende vergaderingen onder leiding van de secretaris van de Vereniging-raadscommissie belast met de taak om uiterlijk zeven dagen na de laatste voorbereidende vergadering (de dag van vergadering en de dag van toezending niet meegerekend) een conceptadvies samen te stellen en dat conceptadvies vervolgens aan de Vereniging-raadscommissie te sturen.

Taken Vereniging-raadscommissie inzake advisering Verenigingsraad

Artikel 44

De Vereniging-raadscommissie beraadslaagt uiterlijk zeven dagen na ontvangst van het in artikel 43 genoemde conceptadvies de dag van ontvangst en de dag van vergadering niet meegerekend over dat conceptadvies en draagt er zorg voor dat het conceptadvies wordt voorgelegd aan de Verenigingsraad.

Discussieavonden (overige bijeenkomsten)

Artikel 45

Een discussieavond van de Verenigingsraad heeft een tweeledige functie: een klankbordfunctie voor de Directie en de gelegenheid voor de Directie, Verenigingsraad en Vereniging-raadscommissie om tussentijds informatie te delen. Discussieavonden van de Verenigingsraad vinden in principe vier tot zes keer per jaar plaats. Een discussieavond wordt voorbereid onder verantwoordelijkheid van de Directie en/of de Vereniging-raadscommissie. Een discussieavond is geen vergadering van de Verenigingsraad in de zin van artikel 14 e.v. van de statuten en in deze bijeenkomst is dan ook geen besluitvorming mogelijk.

Hoofdstuk 6 Kostenvergoedingen

Algemeen

Artikel 46

Ereleden van de Vereniging Ons Recht, leden van de Verenigingsraad en leden van de Vereniging-raadscommissie ontvangen een vergadervergoeding, een vergoeding van reiskosten, gemaakt in de uitoefening van hun functie, alsmede een jaarlijkse vaste onkostenvergoeding. Zij kunnen in aanmerking komen voor andere vergoedingen als daartoe door de Vereniging-raadscommissie na overleg met de Directie is besloten. Leden van de overige door de Verenigingsraad ingestelde commissies kunnen, als daartoe door de Vereniging-raadscommissie is besloten, eveneens in aanmerking komen voor een vergadervergoeding.

Vergadervergoeding

Artikel 47

De vergadervergoeding voor de leden en ereleden van de Verenigingsraad wordt jaarlijks, na verkregen advies van de Directie, door de Verenigingsraad vastgesteld. Dit besluit wordt als bijlage gevoegd bij dit Vereniging-raadsreglement.

Speciale vergadervergoeding

Artikel 48

In afwijking van het in artikel 47 bepaalde bedraagt de vergoeding voor de voorzitters van vergaderingen van de Verenigingsraad en van zijn commissies en de voorbereidende vergaderingen, en voor leden die een functie vervullen in vergaderingen van de Verenigingsraad, 150% van de vergoeding voor de desbetreffende vergadering.

Reiskostenvergoeding

Artikel 49

De vergoeding van reiskosten bedraagt per bijgewoonde vergadering voor alle in artikel 46 genoemden de reiskosten per openbaar vervoer vergoed op declaratiebasis van reizen per 1e klasse of een bedrag per autokilometer, welk bedrag jaarlijks wordt vastgesteld door de Verenigingsraad, na verkregen advies van de Directie. Dit bedrag wordt vermeld op de bijlage als bedoeld in artikel 47. Het aantal kilometers is gedefinieerd als de afstand van woonplaats tot vergaderplaats en retour. De parkeer- of stallingskosten worden op declaratiebasis vergoed.

Arbeidsintensieve werkzaamheden

Artikel 50

In afwijking van het bepaalde in artikel 47 kunnen Vereniging-raadsleden bij bijzonder arbeidsintensieve werkzaamheden in een vaste of ad-hoc commissie of bij een vertegenwoordiging, een vergoeding ontvangen als bedoeld in artikel 48, zulks ter beoordeling van de Directie.

Indexering.

Artikel 51

Voor zover de Verenigingsraad niet tot wijziging besluit, worden de vergoedingen genoemd in artikel 47 en artikel 49 jaarlijks geïndexeerd op basis van het prijsindexcijfer.

Vergadering meerdere dagen

Artikel 52

Woont één van de in artikel 46 genoemden op verzoek van de Directie een vergadering bij die meerdere dagen duurt en/of waarvan het bijwonen één of meerdere overnachtingen buiten de woonplaats noodzakelijk maakt, dan worden hem onder overlegging van bewijsstukken vergoed:
– alle in redelijkheid gemaakte reiskosten per railvervoer eerste klasse c.q. vliegvervoer toeristenklasse;
– alle in redelijkheid gemaakte logieskosten, en
– alle in redelijkheid gemaakte verblijfskosten, de dagen van heen- en terugreis meegerekend, onder verrekening van de door hem van de organiserende instantie ontvangen vergoedingen terzake.

Kosten vergaderingen

Artikel 53

De kosten van vergaderruimten en van verzorging van de deelnemers aan vergaderingen van de Verenigingsraad en zijn commissies komen ten laste van de Vereniging Ons Recht.

Uitbetaling

Artikel 54

De vergoedingen bedoeld in dit hoofdstuk worden binnen drie weken na indiening uitbetaald door de Directie aan de hand van door deze te verstrekken declaratieformulieren.

Slotbepalingen

Artikel 55

In gevallen waarin de statuten of dit reglement niet voorziet, beslist de voorzitter van de Vereniging Ons Recht. Tegen een dergelijke beslissing kan in beroep worden gegaan bij een daartoe door de Verenigingsraad te benoemen ad hoc commissie, bestaande uit één lid van de Verenigingsraad, één lid van de Raad van Toezicht en één lid van de Directie. Bij strijdigheid tussen de statuten en dit reglement, prevaleren de statuten.

Bijlage I Vertrouwenspersoon

1. De vertrouwenspersoon kan door ieder Vereniging-raadslid benaderd worden bij een integriteitsprobleem of een anderszins dringende kwestie die het lid in kwestie dwarszit, wanneer dit zou kunnen leiden tot verlies van motivatie en/ of er niet meer bij willen horen. De vertrouwenspersoon gaat een vertrouwensrelatie aan met de melder of andere personen die een beroep op hem doen of tot wie hij zich richt. Daarom belooft de vertrouwenspersoon alle betrokkenen geheimhouding van hetgeen hem als vertrouwenspersoon ter kennis komt.
2. Tevens zorgt de vertrouwenspersoon ervoor dat eventuele documentatie/ archivering van gegevens geschiedt in overeenstemming met het vertrouwelijke karakter ervan. Uitzonderingen hierop zijn alleen mogelijk als de klager of andere persoon/personen schriftelijk toestemming geeft/geven tot het doorbreken van deze belofte tot geheimhouding.
3. Bij het ontbreken van schriftelijke toestemming van de betrokken persoon om informatie aan derden te verstrekken, kan de vertrouwenspersoon zich pas ontheven achten van de belofte tot geheimhouding indien ten minste voldaan is aan alle vijf hieronder genoemde voorwaarden:

• alles is in het werk gesteld de toestemming van de betrokken persoon te verkrijgen;
• de vertrouwenspersoon verkeert in gewetensnood door het handhaven van de geheimhouding;
• er is geen andere weg dan doorbreking van de geheimhouding om het probleem op te lossen;
• het is vrijwel zeker dat het niet-doorbreken van de geheimhouding voor betrokkenen of voor derden aanwijsbare en ernstige schade en/of gevaar zal opleveren;
• de vertrouwenspersoon is er vrijwel zeker van dat de doorbreking van de geheimhouding die schade aan de betrokkenen of anderen in belangrijke mate zal voorkomen of beperken.

4. Indien een dergelijke situatie zich voordoet, zal de vertrouwenspersoon zijn redenen om de geheimhouding te doorbreken met de andere vertrouwenspersoon voor zover benoemd of een terzake kundige partij bespreken alvorens de geheimhouding te doorbreken.
5. De vertrouwenspersoon brengt betrokkene op de hoogte van het voornemen de geheimhouding te doorbreken alvorens dit daadwerkelijk te doen. Indien het doorbreken van de geheimhouding dit noodzakelijk maakt, verwijst de vertrouwenspersoon betrokkene onverwijld naar een andere vertrouwenspersoon en/of andere instantie.

Taken vertrouwenspersoon

• treedt zelfstandig op als aanspreekpunt;
• draagt zelfstandig zorg voor het zo spoedig mogelijk tot stand komen van een gesprek (binnen 3 dagen);
• helpt bij het in kaart brengen van het probleem en de mogelijke oplossingen;
• maakt heldere (vervolg)afspraken;
• doet -indien aan de orde- wat nodig is op het gebied van advisering,

verwijzing, opvang en nazorg;

• registreert contacten en indien aan de orde: analyseert en interpreteert deze tot signalen aan het ‘bevoegd gezag’;
• biedt, waar wenselijk, professionele expertise aan, gericht op het eerder geformuleerde doel;
• ziet toe (op effecten van beleid) op het gebied van omgangsvormen, gericht op de eerder geformuleerde doelstelling. Kwalificatie-eisen vertrouwenspersoon
• minimaal bestuur niveau;
• aantoonbare ervaring of opleiding (min. 6 dagdelen) als vertrouwenspersoon, of vergelijkbare functie;
• onafhankelijke positie binnen de BR, dwz geen (permanente) dubbelfunctie;
• enige methodische kennis van menselijke interactie en de structuur van Vereniging Ons Recht (o.a. verenigingsrecht).
• mondelinge en schriftelijke communicatieve vaardigheden bezitten, in staat zijn tot een onafhankelijke opstelling, vragen durven stellen en kunnen omgaan met vertrouwelijke informatie;
• empathisch vermogen, integriteit, professionele afstand tot de casuïstiek en bereidheid tot introspectie en intervisie.

Bevoegdheden vertrouwenspersoon

• de vertrouwenspersoon moet gesprekken kunnen voeren waar en wanneer nodig voor de uitoefening van de taak;
• eventueel kunnen (laten) bemiddelen bij het zoeken naar oplossingen;
• het krijgen van ondersteuning bij vermoeden van bv een strafbaar feit.

Faciliteiten vertrouwenspersoon

• de vertrouwenspersoon moet bereid zijn niet geplande maar gevraagde tijd beschikbaar te stellen;
• telefonisch en per mail bereikbaar zijn;
• budget hebben om te doen wat nodig is;
• gebruik kunnen maken van intervisie of supervisie.

Bijlage 2 Selectiecriteria verkiezingen

nieuwe Vereniging-raadsleden

Beoordelen van de geschiktheid van de kandidaat

De criteria moeten voldoende aanknopingspunten bieden voor een oordeel over het al dan niet geschikt zijn van de kandidaat, maar ook over de mate van geschiktheid. Verder is van belang dat de criteria toetsbaar zijn en op eenduidige manier gehanteerd kunnen worden door de teams van de Verkiezingscommissie. De teams zullen een afweging maken op grond van de mate waarin de kandidaat aan de onderstaande criteria voldoet. Op grond van deze afweging plaatst elk team de kandidaat uiteindelijk in een der vier volgende categorieën: zeer geschikt, geschikt, geschikt met twijfel, ongeschikt.

1 De kandidaat dient zich betrokken te voelen bij het werk van de Verenigingsraad

De kandidaat dient affiniteit te hebben met recht- en verenigingszaken. De kandidaat dient inzicht te hebben in het belang van het werk van de Vereniging Ons Recht in relatie tot maatschappelijke ontwikkelingen. De kandidaat dient te beschikken over kennis van het beleid en de werkzaamheden van de Vereniging Ons Recht. De kandidaat dient interesse te hebben in de organisatie van de Vereniging Ons Recht en het functioneren van de vereniging.

2 De kandidaat dient breed georiënteerd te zijn

De kandidaat dient een brede belangstelling te hebben. De kandidaat dient op hoofdlijnen te kunnen meedenken. De kandidaat dient een goede algemene maatschappelijke kennis te hebben. De kandidaat kan zowel generalist als specialist zijn.

3 De kandidaat dient over bepaalde eigenschappen te beschikken

• Sociale vaardigheid
• Uitdrukkingsvaardigheid
• Analytisch vermogen
• Initiatiefrijk

4 De kandidaat dient zo mogelijk te beschikken over bestuurlijke vaardigheden

De kandidaat dient inzicht te hebben in het besturen van een organisatie. Zo mogelijk beschikt de kandidaat, gerelateerd aan de leeftijd, over bestuurlijke ervaring binnen een organisatie van enige omvang en complexiteit. De kandidaat dient oog te hebben voor de rol van de verschillende organen binnen de Vereniging Ons Recht bij het ontwikkelen, vaststellen en uitvoeren van het beleid.

5 De kandidaat dient voldoende tijd voor het Vereniging-raadslidmaatschap te hebben

Naar schatting dient de kandidaat voor het Vereniging-raadslidmaatschap 15 dagdelen per jaar beschikbaar te hebben (vergaderingen exclusief voorbereiding daarvan). Bij deelname aan een commissie is het tijdsbeslag aanzienlijk groter. Daarbij dient men zich te realiseren dat de vergaderingen plaatsvinden in de avonduren en op zaterdagen.

Vereniging-raadsreglement Vereniging Ons Recht 2020